「特定技能を採用する際に必要になる書類を知りたい」
「書類の作成の際の注意点を知りたい」
「書類作成に掛かる費用を知りたい」
外国人人材の採用を考えた際、このような疑問が生まれるのではないでしょうか？
本記事ではわかりやすく一覧表でまとめながら特定技能を採用する際に必要になる書類について、書類作成する際の注意点、書類作成に掛かる費用についてをお伝えしていきますので外国人雇用に興味がある方はぜひ内容をご覧ください。
株式会社マックスでは「安心して外国人人材を確保したい」企業さまに、最適な人材を派遣する支援を行っております。→株式会社マックスに相談(無料)
執筆者：正木 圭
2018年に株式会社マックスに入社。
その後、2019年の特定技能制度の創設に伴い、登録支援機関業務を担当。
現在では特定技能に加え、様々な外国人材への職業紹介と支援に取り組んでいる。
執筆者：正木 圭
2018年に株式会社マックスに入社。
その後、2019年の特定技能制度の創設に伴い、登録支援機関業務を担当。
現在では特定技能だけでなく、様々な外国人材への職業紹介と支援に取り組んでいる。
運営会社：株式会社マックス
創業25年の外国人人材紹介・派遣会社。
人材派遣、特定技能受入れ支援（登録支援機関）、高度外国籍人材紹介、教育・研修など外国籍人材に関わるさまざまな事業を展開。
採用を検討している企業様に対しワンストップのサポートを提供している。
運営会社：株式会社マックス
創業25年の外国人人材紹介・派遣会社。
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【一覧表付き】特定技能を採用する際に必要になる書類一覧
特定技能の外国人労働者を採用する際には多くの書類の作成が必要になります。
必要になる書類には大きく分けると3つの種類があります。
こちらでは３つの種類の必要書類を一覧でまとめていますのでご確認ください。
| 必要になる書類の種類 | 必要書類 |
|---|---|
| ・外国人本人に関する書類 | 1.特定技能外国人の在留諸申請に係る提出書類一覧表 2.在留資格認定証明書交付申請書 3.特定技能外国人の報酬に関する説明書 4.特定技能雇用契約書の写し 5.雇用条件書の写し・賃金の支払 6.雇用の経緯に係る説明書 7.徴収費用の説明書 8.健康診断個人票、受診者の申告書 9.１号特定技能外国人支援計画書 10.登録支援機関との支援委託契約に関する説明書 11.二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類 12.審査結果の返送に用いられる返信用封筒 |
| ・雇用企業に関する書類 | 1.特定技能所属機関概要書 2.登記事項証明書 3.業務執行に関与する役員の住民票の写し 4.特定技能所属機関の役員に関する誓約書 5.労働保険料に関する書類 6.社会保険料納入状況回答票、または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し 7.税務署発行の納税証明書（その３） 8.法人住民税の市町村発行の納税証明書 9.公的義務履行に関する説明書 |
| ・産業分野別に関する書類 | 1.分野に関する技能や日本語能力試験の合格証明書の写し 2.分野における特定技能外国人の受け入れに関する誓約書 3.分野における業務を行わせる事業所の概要書 4.各協議会の構成員であることの証明書 |
次の章ではそれぞれの必要書類について詳しく解説していきますので参考になさってください。
外国人本人に関する必要書類一覧
外国人本人に関する書類は以下の11種類の書類の申請が必要になります。
但し、10、11の書類は一定の条件の場合のみ提出が必要になります。
| 必要書類 | |
|---|---|
| １ | 特定技能外国人の在留諸申請に係る提出書類一覧表 |
| ２ | 在留資格認定証明書交付申請書 |
| ３ | 特定技能外国人の報酬に関する説明書 |
| ４ | 特定技能雇用契約書の写し |
| ５ | （１）雇用条件書の写し※１年単位の変形労働時間制を採用している場合は以下も添付・申請人が十分理解できる言語を併記した年間カレンダーの写し・１年単位の変形労働時間制に関する協定書の写し（２）賃金の支払 |
| ６ | 雇用の経緯に係る説明書 |
| ７ | 徴収費用の説明書 |
| ８ | 健康診断個人票、受診者の申告書 |
| ９ | １号特定技能外国人支援計画書 |
| 10 | 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書※支援計画をすべて登録支援機関に委託する際に提出が必要 |
| 11 | 二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類※2022年３月時点で、カンボジア、タイ、ベトナム国籍のみが対象 |
また、審査結果の返送に用いられる返信用封筒も準備する必要があります。
必要書類はこちらの出入国在留管理庁のHPからダウンロード可能です。
→「出入国在留管理庁のHP」
12個の必要書類をわかりやすくまとめると4つのカテゴリーに分けることが可能です。
- 在留審査に関する書類
- 雇用契約に関する書類
- 申請人(本人)の能力や状況に関する書類
- 税金・年金・健康保険に関する書類
在留審査に関する書類
在留審査の関する書類の作成には以下の情報が必要になります。
- 申請人（外国人本人）の氏名、国籍、生年月日など個人情報
- 証明写真
- 過去の出入国歴、犯罪歴、違反歴、職歴などの履歴
- その他特定技能の条件に関する事項
- 所属機関（雇用企業）に関する事項 など
証明写真に関しては指定の規格を満たさない不適当な写真を用いて申請が行われた場合には、写真の撮り直しが必要なりますので注意が必要です。
在留資格の申請に必要な書類はこちらなります。以下からダウンロード可能です。
在留資格認定証明書交付申請書（PDF:386KB）
在留資格認定証明書交付申請書（Excel:246KB）
在留資格認定証明書交付申請書【記載例】（PDF:155KB）
また、申請取次者を介して複数の申請人について同時申請する場合には次の申請人名簿が必要になります。
申請人名簿（PDF:6KB）
申請人名簿（Excel:16KB）
参考文献：在留資格「特定技能」
雇用契約に関する書類
雇用契約に関する書類作成には以下の情報が必要になります。
- 報酬説明書
- 雇用契約書
- 雇用条件書
- 雇用の経緯説明書
- 徴収費用の説明書
労働法に従った契約書が必要になりますので注意が必要です。
申請人(本人)の能力や状況に関する書類
申請人(本人)の能力や状況に関する書類の作成に必要になる情報は以下になります。
| 提出する書類 | 取得方法・場所 |
|---|---|
| 履歴書 | ― |
| 技能試験合格書 | 各分野の試験センターが発行 |
| 日本語試験合格書 （または技能実習2号優良修了証明書） | JLPTもしくはJFTが発行 |
| 健康診断書 | 病院が発行 |
| 受信者申告書 | ― |
資格の取得方法によって提出に必要になる書類が異なりますので注意が必要です。
税金・年金・健康保険に関する書類
税金・年金・健康保険に関する書類の申請には以下の情報が必要になります。
| 提出する書類 | 取得方法・場所 |
|---|---|
| 市民税課税証明書 | 各市役所 |
| 市民税納税証明書 | 各市役所 |
| 給与源泉徴収票 | 企業に依頼 |
| 国民健康保険証写し | ― |
| 国民健康保険料納付証明書 | 各市役所 |
| 国民年金被保険者記録照会（納付Ⅱ） | 年金事務所 |
税金の未納や支払いの遅延がある場合は特定技能のビザ申請が不許可になる可能性があるので注意が必要です。
カンボジア、タイ、ベトナム国籍の外国人を雇用する場合は「二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類」が必要になりますので確認が必要になります。
参考文献：特定技能関係の申請・届出様式一覧
雇用企業に関する必要書類一覧
特定技能を採用する際に雇用企業に関する書類として、申請が必要な書類は9つあります。
| 必要書類 | ||
|---|---|---|
| １ | 特定技能所属機関概要書 | |
| ２ | 登記事項証明書 | |
| ３ | 業務執行に関与する役員の住民票の写し※マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるものに限る | |
| ４ | 特定技能所属機関の役員に関する誓約書※特定技能外国人の受け入れに関する業務執行に関与しない役員がいる場合に提出する | |
| ５ | AからCまでのいずれかの場合に応じた書類 | |
| A）初めて受け入れる場合 | 労働保険料等納付証明書（未納なし証明） | |
| B）受け入れ中の場合※労働保険事務組合に事務委託していない場合 | 労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書（事業主控）の写し、および申告書に対応する領収証書（口座振替結果通知ハガキ）の写し ※直近２年分が必要 | |
| C）受け入れ中の場合※労働保険事務組合に事務委託している場合 | 労働保険事務組合が発行した直近２年分の労働保険料等納入通知書の写し、および通知書に対応する領収証書（口座振替結果通知ハガキ）の写し ※直近２年分が必要 | |
| ６ | 社会保険料納入状況回答票、または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し ※申請日の属する月の前々月までの24ヵ月分が必要 | |
| ７ | 税務署発行の納税証明書（その３） | |
| ８ | AからBまでのいずれかの場合に応じた書類 | |
| A）初めて受け入れる場合 | 法人住民税の市町村発行の納税証明書※直近１年度分が必要 | |
| B）受け入れ中の場合 | 法人住民税の市町村発行の納税証明書※直近２年度分が必要 | |
| ９ | 公的義務履行に関する説明書※上記５から８までに関し、提出不要の適用を受ける場合に必要 | |
9つの必要書類をわかりやすくまとめると3つのカテゴリーに分けることが可能です。
- 会社の概要に関する書類
- 企業の財務・コンプライアンスに関する書類
- 支援に関係する書類
会社の概要に関する書類
| 提出する書類 | 取得方法・場所 |
|---|---|
| 1.特定技能所属機関概要書 | ― |
| 2.登記事項証明書 | 法務局 |
| 3.業務執行に関与する役員の住民票の写し | 各市役所 |
「3.業務執行に関与する役員の住民票の写し」に関してはマイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるものの準備が必要です。
企業の財務・コンプライアンスに関する書類
| 提出する書類 | 取得方法・場所 |
|---|---|
| 5.確定申告書・決算書の写し（2年分） | ― |
| 5.労働保険料納付証明書 | 労働局 |
| 6.社会保険料納入状況照会回答票 | 年金事務所 |
| 7.税務署納税証明書（その3） | 税務署 |
| 8.市町村納税証明書 | 各市役所 |
| 9.営業許可証 | 保健所や国土交通省（業種によって異なる） |
「6.社会保険料納入状況回答票、または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し」は申請日の属する月の前々月までの24ヵ月分が必要になりますので注意が必要です。
支援に関係する書類
特定技能の外国人を雇用するためには支援計画書の作成が必要になります。
条件を満たしていない場合は、登録支援機関へ委託する必要があり、委託を行う場合は「支援委託契約書」などが必要です。
産業分野別に関する必要書類
特定技能の外国人労働者を雇用する際には、産業分野ごとに必要になる書類があります。
| 提出する書類 | 取得方法・場所 |
|---|---|
| 分野に関する技能や日本語能力試験の合格証明書の写し | ― |
| 分野における特定技能外国人の受け入れに関する誓約書 | ― |
| 協議会入会証 | 各分野の協議会が発行 |
| 分野における業務を行わせる事業所の概要書 | ― |
それぞれの産業分野別の詳しい必要書類は以下のPDFから確認することが可能です。
| 職業分野 | 必要書類の詳しい内容のPDF |
|---|---|
| 介護 | （PDF） （Excel） |
| ビルクリーニング | （PDF） （Excel） |
| 素形材・産業機械・電気電子情報関連製造 | （PDF） （Excel） |
| 建設 | （PDF） （Excel） |
| 造船・舶用工業 | （PDF） （Excel） |
| 自動車整備 | （PDF） （Excel） |
| 航空 | （PDF） （Excel） |
| 宿泊 | （PDF） （Excel） |
| 農業 | （PDF） （Excel） |
| 漁業 | （PDF） （Excel） |
| 飲食料品製造業 | （PDF） （Excel） |
| 外食業 | （PDF） （Excel） |
また、建設業は他の産業分野に比べても条件が多く煩雑な手続きになっており、国土交通省の受入計画認定証の写しが必要になりますので注意が必要です。
書類の提出の際の3つの注意点
特定技能の外国人労働者を雇用する際の書類提出の際に注意すべき点が3つあります。
| 3つの注意点 |
|---|
| ①正確な書類作成が必要 ②申請人本人の署名が必要な書類がある ③証明書の有効期限に注意 |
【注意点①】正確な書類作成が必要
特定技能の申請の書類を作成する際には、正確な情報の記載が求められます。
正確に作成することは当たり前のことですが、特定技能ビザは、ほかの在留資格に比べると申請書類が多く、手続きが煩雑になるのでミスが起きやすいので注意が必要です。
申請書類の不備があると、再申請が必要になります。
準備作業に余計なコストがかかるうえ、外国人を受け入れるスケジュールにも支障をきたすので注意しましょう。
【注意点②】申請人本人の署名が必要な書類がある
特定技能の外国人雇用に必要な書類の中には本人の署名が必要になるものがあります。
在留資格の変更や更新など働く本人が日本に滞在している場合は、本人の署名が必須になりますので注意が必要です。
しかし、申請人本人が海外に在中している場合は、代理人である受け入れ企業の担当者が署名を行うことが許可されています。
【注意点③】証明書の有効期限に注意
特定技能の申請に必要な書類で、日本で発行される証明書は全て有効期限があります。
発行から3ヶ月以内の提出が必要になりますので注意が必要です。
ただし、外国人が合格した日本語試験は基本的に有効期限がなく、実技試験に関しては特定産業分野の種類によって有効期限・期間が異なります。
必要書類の申請にかかる費用
特定技能の書類の作成の費用は、外国人本人と企業が自社で手続きを全て行う場合には不要になります。
しかし、ビザ申請の代行を依頼したり、登録支援機関に支援計画の委託を行う場合には書類作成や手続き代行費用が必要となります。
ビザ申請代行費用
特定技能ビザの更新の申請には費用がかかりません。
一方、更新が許可されれば、入管から新しい在留カードを受領するために、4000円（非課税）の手数料がかかります。
登録支援機関への委託費用
「特定技能」の申請を登録支援機関や行政書士に委託する場合は、支援計画の作成から申請取次までの費用が発生します。
申請費用は外国人一人あたり15～25万円程度かかるほか、更新申請等も依頼する場合は申請費用にプラスして費用を支払わなければなりません。
特定技能で外国人労働者を雇用する際には、多くの書類の作成が必要になりますので、必要になる書類をしっかりと把握し、提出の際の注意点を理解しながら申請を行うことが大切です。
申請に必要な手続きは多いですが、特定技能の外国人労働者を雇用を進めていくことで企業にとっては人材不足の改善と事業の拡大などの多くのメリットがあります。
株式会社マックスでは、企業様それぞれのご相談を基に最適な人材活用のご提案を行っております。外国人採用でお悩みの方はお気軽にご相談ください。→株式会社マックスに相談(無料)
