「特定技能で必要な定期報告とは？」
「定期報告の期限や届出方法を知りたい」
「定期報告の際の注意点を知りたい」
外国人人材の採用を考えた際、このような疑問が生まれるのではないでしょうか？
本記事ではわかりやすくまとめながら特定技能の定期報告について、必要になる書類一覧、手続きの期限と方法、そして定期報告の際の注意点についてをお伝えしていきますので外国人雇用に興味がある方はぜひ内容をご覧ください。
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執筆者：正木 圭
2018年に株式会社マックスに入社。
その後、2019年の特定技能制度の創設に伴い、登録支援機関業務を担当。
現在では特定技能に加え、様々な外国人材への職業紹介と支援に取り組んでいる。
執筆者：正木 圭
2018年に株式会社マックスに入社。
その後、2019年の特定技能制度の創設に伴い、登録支援機関業務を担当。
現在では特定技能だけでなく、様々な外国人材への職業紹介と支援に取り組んでいる。
運営会社：株式会社マックス
創業25年の外国人人材紹介・派遣会社。
人材派遣、特定技能受入れ支援（登録支援機関）、高度外国籍人材紹介、教育・研修など外国籍人材に関わるさまざまな事業を展開。
採用を検討している企業様に対しワンストップのサポートを提供している。
運営会社：株式会社マックス
創業25年の外国人人材紹介・派遣会社。
人材派遣、特定技能受入れ支援（登録支援機関）、高度外国籍人材紹介、教育・研修など外国籍人材に関わるさまざまな事業を展開。
特定技能の定期報告とは？
特定技能の定期報告とは、特定技能の外国人労働者を雇用している企業が、特定技能雇用契約や受入れの状況に関する各種情報を出入国在留管理局に報告する義務のことです。
必要になる定期報告は2種類
特定技能を受け入れている企業による定期報告は、大きく分けて「随時報告」と「定期報告」の2種類があります。
| 報告の種類 | |
|---|---|
| 随時報告 | 事由発生日から14日以内 |
| 定期報告 | 四半期ごとに翌四半期の初日から14日以内 |
定期報告の3つの目的
定期報告は、特定技能制度の円滑な運営にとって非常に重要な役割を果たします。
具体的な3つの目的は以下になります。
- 特定技能外国人の適正な受け入れ状況を把握し、 適正な労働環境を確保すること
- 特定技能制度の運用状況を把握し、 制度を改善すること
- 特定技能外国人の生活支援状況を把握し、 生活支援を充実すること
特定技能の定期報告で必要になる報告内容
特定技能の定期報告の際に必要になる報告内容には以下の内容が必要になります。
- 特定技能外国人の受入れ状況
- 特定技能外国人の活動状況
（従事した業務の内容、活動の場所、活動を行った日数など） - 特定技能外国人の報酬の支払状況
- 特定技能外国人の安全衛生に関する状況
- 特定技能外国人の受入れに要した費用の額とその内訳
特定技能の定期報告に必要になる書類一覧
特定技能の定期報告に必要な書類は、「登録支援機関に委託している場合」と「自社で支援を行っている場合」によって異なります。
それぞれ必要になる書類をまとめていますのでご覧ください。
| 定期報告に必要になる書類一覧 | |
|---|---|
| 登録支援機関に委託している場合 | 1.受入れ・活動状況に係る届出書 2.特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況 3.賃金台帳の写し 4.報酬支払証明書 |
| 自社で支援を行っている場合 | 1.受入れ・活動状況に係る届出書 2.特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況 3.賃金台帳の写し 4.支援実施状況に係る届出書 5.相談記録書 6.定期面談報告書 |
それぞれの書類について詳しく説明していきます。
【登録支援機関に委託している場合に必要な書類】
1.受入れ・活動状況に係る届出書（新参考様式第3-6号）
特定技能外国人の受入れ状況や活動状況を報告するための書類です。
- 従事した業務の内容
- 活動の場所
- 活動を行った日数など
2.特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（参考様式第3-6号別紙）
特定技能外国人の受入れ状況や報酬の支払状況を詳細に報告するための書類です。
3.賃金台帳の写し（特定技能外国人のもの＋比較対象の日本人のもの）
特定技能外国人と比較対象となる日本人従業員の賃金台帳の写しです。
4.報酬支払証明書（参考様式第5-7号）
給与を現金払いにしている場合に提出が必要な書類です。
これらの書類は「出入国在留管理庁電子届出システム」から提出することが可能です。
このシステムを利用することで、特定技能所属機関は効率的に定期報告を行うことができます。
【自社で支援を行っている場合】
1.受入れ・活動状況に係る届出書（参考様式第3-6号）
特定技能外国人の受入れ状況や活動状況を報告するための書類です。
- 従事した業務の内容
- 活動の場所
- 活動を行った日数など
2.特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（参考様式第3-6号別紙）
特定技能外国人の受入れ状況や報酬の支払状況を詳細に報告するための書類です。
3.賃金台帳の写し（特定技能外国人のもの＋比較対象の日本人のもの）
特定技能外国人と比較対象となる日本人従業員の賃金台帳の写しです。
4.支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-7号）
特定技能外国人への支援実施状況を報告する書類です。
5.相談記録書（参考様式第5-4号）
期間中に特定技能外国人から相談や苦情を受けた場合の記録を提出する書類です。
6.定期面談報告書（1号特定技能外国人用＋監督者用）（参考様式第5-5号、第5-6号)
期間中に定期面談を行った場合の報告書です。
これらの書類は、特定技能制度の適切な運用を確保し、特定技能外国人の権利を保護するために重要な役割を果たします。
また、これらの書類は「出入国在留管理庁電子届出システム」から提出することが可能です。このシステムを利用することで、特定技能を受け入れている企業は効率的に定期報告を行うことができます。
参考文献：特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）
定期報告の提出期限
特定技能1号及び特定技能2号の特定技能外国人を受け入れている企業は、四半期ごとに、出入国在留管理庁（入管）へ特定技能外国人の受け入れ状況を報告する必要があります。
提出期限は、報告対象期間の翌月末日です。
つまり、各四半期の初日から14日以内に提出する必要があります。
具体的には以下のとおりです。
| 報告対象期間 | 提出期限 |
|---|---|
| 第1四半期（1月1日～3月31日） | 4月15日まで |
| 第2四半期（4月1日～6月30日） | 7月15日まで |
| 第3四半期（7月1日～9月30日 | 10月15日まで |
| 第4四半期（10月1日～12月31日） | 翌年1月15日まで |
正木提出期限を過ぎてしまうと、罰則の対象となる場合がありますので注意が必要です。
参考文献：定期届出書の記載方法と留意点
定期報告の届出方法
特定技能の定期報告を行うには3つの届出方法があります。
それぞれの提出方法のメリットとデメリットを解説していきますのでご覧ください。
| 3つの届出方法 |
|---|
| ①窓口での届出 ②郵便による届出 ③オンラインでの届出 |
【窓口での届出】
定期報告の届出方法の1つとして、企業の地域を管轄している出入国在留管理官署(入管)へ直接書類を提出する方法があります。
窓口で提出するメリット
- 提出書類に不備があっても、その場で指摘してもらえる
- 不明点があれば、直接質問できる
窓口で提出するデメリット
- 入管の開庁時間内に提出する必要がある
- 入管まで行く必要がある
出入国在留管理官署(入管)の開庁時間は、平日午前9時から午後5時までになりますので注意が必要です。
【郵便による届出】
定期報告の届出方法のもう1つの方法として、必要書類を入管へ郵送する方法があります。
郵便による届出のメリット
- 特別な準備が必要ない
- インターネット環境がなくても提出できる
郵便による届出のデメリット
- 提出までに時間がかかる
- 郵送料がかかる
- 提出状況の確認に時間がかかる
提出までに時間がかかるため、余裕を持って提出する必要があります。
【オンラインでの届出】
定期報告の新しい届出方法として、入管のホームページからオンラインでの申請を行う方法があります。
オンラインで届出を行うメリット
- 24時間365日いつでも提出可能
- 郵送料がかからない
- 提出状況をすぐに確認できる
オンラインで届出を行うデメリット
- インターネット環境が必要
- パソコンやスマートフォンなどの機器が必要
- 入管のアカウントが必要
パソコンやスマートフォンなどの機器がない場合でも、コンビニのマルチコピー機を使ってオンライン申請することも可能です。
定期報告の3つの注意点
特定技能の外国人労働者を雇用している企業が必要な定期報告を行う際には3つの注意点があります。
| 3つの注意点 |
|---|
| ①提出期限の厳守 ②内容の正確性が大切 ③書類の署名に注意 |
【注意点①】提出期限の厳守
特定技能の定期報告を行う際には、提出期限の厳守が必要です。
提出期限を過ぎてしまうと、10万円以下の過料という罰則の対象となりますので注意が必要です。
また、提出が遅延することは原則として認められませんが、万一遅延した場合はその理由を記載した「報告遅延理由書」の提出が求められます。
定期報告は四半期ごとに行われ、各四半期の初日から14日以内に提出する必要がありますので、提出漏れがないように注意しましょう。
【注意点②】内容の正確性が大切
定期報告の書類の内容は不備がないよう、正確に記載して提出する必要があります。
報告内容には虚偽の記載があってはならず、不履行や虚偽の届出については罰則の対象となります。
特定技能外国人の受入れ状況、給与の支払い状況などを所定の様式に記入して提出することが必要になりますので、提出情報の間違えがないように細心の注意が必要です。
【注意点③】書類の署名には注意
定期報告の書類の署名は必ず特定技能の外国人労働者を雇用している企業の役職員である必要があります。
外部の専門家に書類の作成を依頼している場合も、最終的な作成責任者の署名や捺印部分に関しては、特定技能の外国人労働者を雇用している企業の役職員のものが必要になりますので注意が必要です。
特定技能で外国人労働者を雇用した際には、企業は定期報告を行う義務があります。
必要になる書類作成には多くの手間が掛かりますが、特定技能の外国人労働者を雇用することは企業にとっては長期的な人材不足の改善と事業の拡大などの多くのメリットがあります。
株式会社マックスでは、企業様それぞれのご相談を基に最適な人材活用のご提案を行っております。外国人採用でお悩みの方はお気軽にご相談ください。→株式会社マックスに相談(無料)
