登録支援機関とは？｜機関の役割や選ぶ際のポイントを解説

「登録支援機関ってなに？」
「委託するメリットはあるの？」
「選ぶ際のポイントは？」

外国人人材の採用を考えたとき、このような疑問が生まれるのではないでしょうか？

本記事ではわかりやすくまとめながら登録支援機関とは何か？、支援内容、委託するメリット、選ぶ際のポイント、登録支援機関へ登録する流れをお伝えしていきますので外国人雇用に興味がある方は是非内容をご覧ください。

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登録支援機関とは「外国人労働者を支援する機関」

登録支援機関とは特定技能1号の外国人労働者が日本での活動をスムーズに行うための支援計画の作成、実施する機関です。

登録支援機関が行うべき2つの役割

登録支援機関に義務つけられている役割は2つあります。

2つの役割
・外国人労働者への支援を適切に実施する ・各種届出の申請を出入国管理庁へ行う

特定技能1号の人材を受け入れるには「外国人への支援が必要」

特定技能1号の外国人人材を受け入れる際には、外国人労働者がストレスなく業務と向き合えるように企業側は生活面や仕事環境など様々な支援を行う義務があります。

しかし、初めて外国人労働者を受け入れる企業にとってはどのようなサポート支援が必要になるかを全て把握することは困難ですので、外国人労働者の支援のプロである登録支援機関へ支援計画と実施の依頼を行う必要があります。

外国人労働者へ行う2種類の支援

外国人に対して登録支援機関が行う支援には2つの種類があります。

1. 必ず実施する必要がある「義務支援」
2. 行うことが望ましい「任意支援」

外国人に対して充実した支援を行うことは、外国人労働者の不安を解消することができ、長期的な雇用へと繋がり企業にとってメリットになります。

「義務支援」はもちろんですが、外国人労働者に寄り添った「任意支援」を充実させることも大切です。

特定技能外国人に対して行う10個の支援

特定技能1号の外国人に対して登録支援機関が行う必要のある支援は10個あります。

必要な支援をまとめた表が以下になります。

登録支援機関が行う10個の支援

①事前ガイダンス ②出入国の際の送迎 ③住居の確保と生活に必要な契約 ④生活オリエンテーションの実施 ⑤公的手続きへの同行 ⑥日本語学習機会の提供 ⑦相談や苦情への対応 ⑧日本人との交流促進 ⑨転職支援 ⑩定期的な面談の実施、行政機関への通報

それぞれ解説していきます。

【支援①】事前ガイダンスの実施

義務支援

事前ガイダンスでは業務内容、報酬額、労働条件などの説明を行います。

重要な情報の共有になるので外国人労働者が理解できる言語での説明が必要です。
したがって、日本語の技能に問題がある場合は、母国語など理解のできる言語での説明を行う義務があります。また、必ず対面もしくはテレビ電話など、お互いの顔が確認できる状態で行う必要があります。

※活動に対する費用は外国人労働者から徴収することは禁じられています。

任意支援

本国から持参するべきもの、持参してはいけないもの、入国時の気候や服装などの外国人労働者がスムーズに準備できるように補足の説明も取り入れましょう。

外国人労働者の気持ちに寄り添って不安な点を説明するように心がけることが大切です。

【支援②】出入国の際の送迎

義務支援

出入国の際の送迎は失踪を防ぐために重要な支援です。

外国人労働者が入国する際は、到着する飛行場または港から事業所もしくは外国人が住む家まで送迎する必要があります。

また、帰国する際も、出国する飛行場または港まで送迎し、保安検査場の前まで同行し入場まで見届ける義務があります。

【支援③】住居の確保と生活に必要な契約

義務支援

外国人労働者が住居地を確保し、生活に必要な契約を支援する必要があります。

受け入れ企業側が外国人労働者の同意のもと住居を準備する。もしくは、外国人労働者本人が賃貸を契約する場合は、不動産の紹介や必要な手続きのサポートをする必要です。

また、銀行口座の開設、携帯電話の契約、電気・ガスなどライフラインの契約のサポートをする義務があります。

任意支援

最初の契約が完結して終わりでなく、支援サポート後も継続的に生活上の支障がないかを確認して不備があればサポートをする体制を整えましょう。

生活していく中でのトラブルを見つけ出すためにも定期的に確認していくことが大切です。

【支援④】生活オリエンテーションの実施

義務支援

金融機関、医療機関、交通機関、生活のルール・マナー、生活必需品の購入方法、人権侵害を受けた際の相談先と連絡方法など日本で生活していく上で必要になることを説明する生活オリエンテーションを行う義務があります。

通常は8時間以上の時間をかけて、外国人労働者が十分に理解できているか確認しながら行います。日本語のレベルに問題があり理解が難しい場合は母国語など外国人労働者が理解できる言語でのオリエンテーションを行う必要があります。

【支援⑤】公的手続きへの同行

義務支援

住居地や社会保障、税金の手続きなどに同行し書類の作成や申請のサポートを行う義務があります。

初めて日本に来る外国人労働者にとって公的手続きはとても難しい内容になりますので丁寧に支援してあげることが大切です。

【支援⑥】日本語学習機会の提供

義務支援

日本語教室、日本語学校、オンラインでできる日本語講座などの情報の提供を行い、継続的に日本語を学べる機会の提供をする義務があります。

外国人労働者がより日本で暮らしていきやすくするためにも日本語の能力を向上させることは必須になります。

任意支援

日本語能力試験を受けるための受験支援を行う、受講料の経済的な補助を行う体制を整えることも大切です。

【支援⑦】相談や苦情への対応

義務支援

職場環境、業務内容、日常生活、社会生活などの相談や苦情を聞き、内容に応じた対応を行う義務があります。必要であれば各行政機関へ同行し必要な手続きの補助を行う必要があります。

登録支援機関が仲介していることは外国人労働者にとって相談しやすい環境を作ることにも繋がります。

任意支援

相談窓口や相談時間などを整備してあらかじめ周知しておくことで外国人労働者が迷うことなく相談できる環境を作ることも大切です。

【支援⑧】日本人との交流促進

義務支援

生活している地域住民との交流の場や地域行事への参加の補助など、日本人と交流できる機会を提供することが義務付けられています。

多くの日本人やイベントと関わることで日本の習慣や文化に触れて興味を持つことで、長期滞在する理由にもなるでしょう。

任意支援

外国人労働者が地域のイベントなどに参加したい場合は、仕事に支障がないようであれば参加できるように休暇や勤務時間の調整をして参加しやすい環境を整えることも大切です。

【支援⑨】転職支援

義務支援

受け入れ企業側が理由で外国人労働者が転職する必要がある場合は支援が必要になります。

転職先に関する情報の提供と必要に応じて同行して転職の補助、転職活動を行うための有給休暇の付与、国民健康保険や国民年金など離職時に必要な行政手続きの情報提供も行う必要があります。

【支援⑩】定期的な面談の実施、行政機関への通報

義務支援

登録支援機関と外国人、支援機関と外国人を監督する立場の人と3ヶ月に1回以上の面談を行います。面談の中で労働基準法に違反する行動がないか、旅券や在留カードなどの取り上げの問題がないかを確認していきます。

違法がある場合は関係行政機関や出入国管理庁などに通報を行います。

特定技能外国人に対しての支援には委託が必要？

特定技能外国人を受け入れる際には支援が必要になりますが、登録支援機関に委託することが可能です。委託の必要性は受け入れ側が2つの要件を満たしているかによって異なります。

2つの要件

1.直近2年間で外国人労働者の受け入れ実績がある 2.生活相談に従事した職員が在籍している

２つの要件を満たしている場合は委託の有無は選択することができます。

しかし、直近2年間外国人の受け入れがなく、生活相談に従事した職員がいない場合は登録支援機関への委託は必須になります。

外国人労働者を初めて受け入れる企業が前項で説明した全ての支援を自社で行うことは困難ですので、企業側の手間を減らすためにも登録支援機関への委託はメリットになります。

登録支援機関へ委託するメリット3つ

登録支援機関へ支援を委託することは受け入れ企業にとってメリットがあります。
大きなメリット3つが以下になります。

3つのメリット

①業務を教えることに専念できる ②支援の時間と手間を省ける ③トラブルを事前に回避できる

それぞれ解説していきます。

【メリット①】業務を教えることに専念できる

支援の計画や内容は登録支援機関へ任せることができるので、企業側は外国人労働者に対して業務内容を教えることに集中することができます。

業務を教えることに集中できることで「丁寧で早い育成」を可能にし、企業の業績の促進に繋げることが可能です。

【メリット②】支援の時間と手間を省ける

支援の計画や実施を全て自社で行う場合は、支援を専用で行う職員が必要になり、支援には時間と手間がかかるので他の業務ができなくなります。

支援を任せることで職員が他の業務を行うことが可能になり、業務の効率化が可能になります。

【メリット③】トラブルを事前に回避できる

支援のプロが計画を立てることで支援の不備などを事前に防ぐことが可能です。

また、第三者機関が入ることで外国人も相談しやすくなるので、大きな問題になる前に事前に問題を解決することが可能です。

登録支援機関を選ぶポイント3つ

多くある登録支援機関はどのように選べば良いのか？そう思う方のために選ぶ際のポイント3つを紹介します。

選ぶ際のポイント3つ

①支援業務の実績の有無 ②外国人の母国語に対応可能か？ ③適切な費用であるか？

それぞれ解説していきます。

【ポイント①】支援業務の実績の有無

登録支援機関でも支援業務の実績が少ない機関もあります。

支援の実績の数を把握し、支援のプランが最初から明確化されているかはとても大切です。

また支援内容として義務支援の内容はもちろんですが、任意支援がどれくらい充実しているかの確認も必要になります。

良い支援を行うことは外国人労働者が長期的に日本で働くためには重要なポイントになりますので複数の登録支援機関を比較して決めることをおすすめします。

【ポイント②】外国人の母国語に対応可能か？

雇用を考えている外国人の母国語で対応可能どうかの確認も大切です。

外国人労働者とのコミュニケーションの行き違いはトラブルの原因になるので事前ガイダンスや生活オリエンテーションなど重要な情報の共有の際には母国語で行える環境であるかは大切になります。

登録支援機関がどの範囲までの言語の対応が可能なのか？過去の実績として雇用を考えている外国人と似たようなパターンの支援実績があるのかを事前に把握してから選ぶことをおすすめします。

【ポイント③】適切な費用であるか？

適正価格が決まっている訳ではないので登録支援機関によって価格はバラバラになります。

ですので、複数の機関を比較した上で決めることをおすすめします。

また、安さだけで選ぶことには注意が必要です。サービス内容の充実、実績の有無、対応の是非を実際に確認しながら信頼できる機関を選びましょう。

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登録支援機関とは特定技能1号の外国人労働者が日本での活動をスムーズに行うための支援計画の作成、実施を企業の代わりに代行する機関です。

良い登録支援機関を選ぶことは企業にとって優良な外国人労働者を長期的に雇うために非常に大切です。そのため、登録支援機関を選ぶ際は「複数の機関を比較して、支援プランが充実していて実績がある」機関かどうかを見極めて選択する必要があります。

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